نمونه روش اجرایی فرآیند خرید کالا یا خدمات

نمونه روش اجرایی فرآیند خرید کالا یا خدمات:

در ادامه به بررسی یک نمونه از روش اجرایی فرآیند خرید کالا یا خدمات در سازمان ها و شرکت های صنعتی می پردازیم که این رویه می تواند بسته به سیاست های هر سازمان تعریف شود:

- جهت اطلاعات تکمیلی مراجعه شود به "برخی مباحث مدیریت خرید و تدارکات" از صفحه نخست.

- جهت دانلود فرم های توضیح داده شده در متن مراجعه شود به  "دانلود نمونه فرم های انبار و خرید" از صفحه نخست.

فرآیند خرید کالا:

فرآیند خرید با تحویل یک نسخه از فرم سفارش خرید کالا، تکمیل شده و تائید مدیر مالی و  مدیرعامل از انبار به واحد خرید یا تدارکات شروع می شود (نحوه سفارش گذاری کالا در رویه اجرایی انبار توضیح داده شد)، فرم سفارش خرید کالا در واحد خرید در دستور خرید قرار گرفته و کارپرداز خرید مشخص شده و به وی ارجاع می شود و سفارشات مشخص، دسته بندی شده و سفارشاتی که نیاز به اخذ استعلام یا دریافت پیش فاکتور یا انجام مناقصه دارند وارد سیکل مربوطه می گردند. برای آشنایی با نحوه دسته بندی سفارشات ، مراجعه شود به "برخی مباجث مدیریت خرید و تدارکات" از صفحه نخست.

در صورتیکه دریافت قیمت از طریق اخذ پیش فاکتور انجام گیرد، پس از رؤیت قیمت توسط تأییدکنندگان قیمت پیش فاکتور، در صورت مناسب بودن قیمت، تأمین کننده انتخاب گردیده و سیکل خرید انجام می گیرد.

در تمامی مناقصه های انجام شده صلاحیت پیمانکاران، فروشندگان و تامین کنندگان ‌که با آنها معامله انجام می شود توسط واحدهای فنی و خرید سازمان بررسی و به تصویب هئیت مدیره می رسد.

 در مورد معاملاتی که مدت تحویل کالا یا خدمات بیش از سه ماه باشد بهتر است عقد قرارداد صورت گیرد.

داده های خرید:

 همواره اطلاعات خرید در خصوص مواد اولیه، قطعات و مجموعه های مورد استفاده در محصولات تولیدی سازمان می بایست توسط واحدهای فنی مربوطه در یک فرم تحت عنوان داده های خرید ثبت و جهت اطلاع از چگونگی خرید و مشخصات فنی کالا در اختیار واحد بازرگانی و تدارکات قرار گیرد، اطلاعات فنی کالاهای دیگر هنگام ارجاع فرم سفارش خرید از انبار در توضیحات فرم مشخص می شود یا خرید کالا طبق نمونه ارسالی درخواست کننده خرید جهت واحد خرید ارسال می شود.

فرآیند خرید کالا و ارجاع سفارشات خرید به کارپرداز:

بعد از ارجاع خرید به مامور خرید، در صورتیکه برای تأمین کالا نیاز به پیش پرداخت باشد، پیش فاکتور از تأمین کننده اخذ و پس از تأیید و امضا توسط تائید کنندگان مجاز، پیش فاکتور تأیید شده به حسابداری خرید جهت انجام امور مالی ارسال می شود، پیش فاکتور تأیید شده جهت صدور چک به حسابداری مالی ارسال می گردد. حسابداری مالی نیز پس از دریافت پیش فاکتور اقدام به صدور برگ چک و فرم رسید چک می نماید. برگ چک و فرم رسید چک به حسابداری خرید تحویل، سند حسابداری صادر و سپس توسط کارمند خرید به تأمین کننده تحویل و کالا خریداری می گردد و فرم رسید چک توسط تأمین کننده امضاء و به کارمند خرید برای تحویل به حسابداری مالی عودت می شود. در صورتیکه پرداخت پیش پرداخت لازم نباشد، کالا توسط کارمند خرید، خریداری می گردد. سپس فاکتور از تأمین کننده دریافت و کالا به مقصد تعیین شده انتقال داده می شود. فاکتور دریافتی توسط ناظران مجاز سازمان کنترل و پس از امضا و تأیید به رئیس واحد خرید تحویل داده می شود.

بدو ورود کالا به سازمان فرم ارسال کالا و بارنامه کالا توسط کارمند خرید به همراه کالا، تحویل انبار می گردد.

انبار بعد از طی مراحل دریافت توضیح داده شده در روش اجرایی انبار (مراجعه شود به نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار) اقدام به صدور فرم رسید انبار مربوط به کالاهای خریداری شده در سه نسخه می نماید، یک نسخه از آن در انبار بایگانی و دو نسخه دیگر به قسمت خرید ارسال می گردد. یک نسخه از فرم رسید انبار در قسمت خرید بایگانی و نسخه دوم با ضمیمه فاکتور خرید به قسمت حسابداری خرید ارسال می شود (جهت یکسان سازی فاکتورهای خرید می توان فاکتورها را در یک فرم فاکتور با شماره سریال های متوالی ثبت و فاکتور فروشنده ضمیمه این فرم گردد). در قسمت حسابداری خرید نسبت به صدور فرم گزارش کارپردازی و صدور سند حسابداری موقت و صدور فرم درخواست صدور چک، اقدام می شود. گزارش کارپردازی به همراه یک نسخه رسید انبار و سند حسابداری موقت و فاکتور خرید به حسابداری مالی ارسال می گردد و در حسابداری مالی توسط مسئول مربوطه اسناد کنترل و سند حسابداری قطعی صادر می شود. 

با توجه به فرم درخواست صدور چک و سایر اسناد پیوست آن، برگ چک و فرم رسید چک صادر و پس از امضاء و تنظیم چک، به کارمند خرید جهت تحویل به تأمین کننده ارجاع می شود. تأمین کننده پس از دریافت چک، فرم رسید چک را امضاء و آن را به کارمند خرید تحویل می دهد، سپس فرم امضاء شده رسید چک به حسابداری مالی عودت داده می شود.

فرآیند اطلاع رسانی از محموله های در حال ورود به سازمان:

تمامی محموله هایی که در یک محدوده زمانی مشخص وارد سازمان می گردند قبل از ورود جهت انجام اقدامات پش دریافت، تخلیه مناسب و اطلاع به واحدهای مصرفی به انبار اطلاع رسانی می گردند ( معمولا ۲۴ ساعت قبل از ورود).

عملکرد تحویل به موقع تامین کننده:

تحویل به موقع تامین کنندگان بیانگر توانمندی تامین کنندگان کالا در تحویل محموله های مورد درخواست و نیاز خرید سازمان مطابق با پارمترهای تعیین شده سازمان می باشد. در محاسبه این عملکرد پارامترهایی همچون: تعداد تحویلی، زمان تحویل، کیفیت تحویل و ... می توانند تاثیر گذار باشند، لذا واحد خرید دارای لیستی از تامین کنندگان بوده و عملکرد تامین کنندگان در آن مورد ارزیابی قرار می گیرند.

فرآیند خرید خدمت:

یک نسخه از فرم سفارش خرید خدمت تکمیل شده توسط واحد درخواست کننده با کلیه امضاها مورد نیاز مجاز مبنی بر نیاز به ارائه خدمت به واحد خرید ارجاع می شود، سپس با توجه به اطلاعات مندرج در فرم سفارش خرید خدمت، سفارشات مشخص شده، دسته بندی شده و سفارشاتی که نیاز به اخذ استعلام یا دریافت پیش فاکتور دارد، وارد سیکل مربوطه می گردند و جهت اقدام به کارمندان خرید و کارپردازان ارجاع می شود و ادامه مراحل طبق رویه خرید کالا انجام می گیرد، با این تفاوت که در خرید خدمات، تحویل گیرنده خدمت واحد درخواست کننده خدمت می باشد.

در صورت نیاز به پیش پرداخت، پیش فاکتور واصله توسط افراد مجاز سازمان، تأیید شده و جهت صدور چک به حسابداری مالی ارسال می گردد و طبق رویه خرید کالا انجام می شود.

بعد از انجام خدمت و تحویل خدمت به واحد مربوطه، فرم رسید خرید خدمت توسط کارمند خرید صادر و برای درخواست کننده خدمت و نماینده فنی وی جهت اظهار نظر و امضاء ارسال می گردد. در صورتیکه خدمت انجام شده مورد تأیید واحد درخواست کننده نباشد، توسط واحد مربوطه در فرم قید می شود و به تأمین کننده جهت اصلاح و دریافت کامل خدمت اطلاع داده می شود. اما در صورتیکه خدمت انجام شده مورد تأیید باشد، فرم رسید خرید خدمت جهت انجام مراحل دیگر با ضمیمه فاکتور به واحد حسابداری خرید ارسال می گردد و ادامه مراحل طبق رویه خرید کالا انجام می گیرد.

تنخواه گردانی خریدکالا یا خرید خدمت:

با ارائه گزارش به حسابداری مالی در مورد هزینه هایی که از محل تنخواه واحد خرید و کارپردازان انجام گرفته، فرم تنخواه گردانی توسط اپراتور خرید صادر و به همراه مدارک هزینه ای مرتبط به حسابداری خرید ارسال می گردد. واحد حسابداری نسبت به صدور سند حسابداری موقت اقدام و پس از کنترل و امضاء فرم تنخواه گردانی و قطعی کردن سند موقت صادره در حسابداری مالی، معادل هزینه های تسویه شده، تنخواه واحد خرید و کارپردازان شارژ و مبلغ تنخواه تحویل قسمت خرید شده و رسید آن دریافت می گردد. سند حسابداری مربوط به رسید دریافتی نیز در واحد حسابداری صادر می شود.

---