اصول انبارداری و مدیریت انبار
مفاهیم انبار و انبارداری و آموزش مدیریت انبارهای صنعتی و کنترل موجودی و روش های خرید و حسابداری انباراصول انبارداری و مدیریت انبار
مفاهیم انبار و انبارداری و آموزش مدیریت انبارهای صنعتی و کنترل موجودی و روش های خرید و حسابداری انبارمفاهیم انبار
مقدمه
انبار در اقتصاد کشور ما اهمیت فراوانی دارد، زیرا درصد قابل توجهی از دارائی های سازمان ها در موجودی های انبار آنها انباشته شده است، همچنین اداره انبارها سخت و گران است و سازمان ها درصددند تا بهترین عمل بهینه ای را که متضمن حداقل هزینه باشد را معین نمایند و در این راستا از فنون و علم مدیریت انبارها، بهره ای شایان می برند چرا که زمان و هزینه و دقت از عناصر اصلی تصمیم‌گیری بشمار می آید. جهت تصحیح سیستم های انبارداری و طراحی متناسب آنها تکیه بر دانش و تکنیک های متنوع حاصل از رشته های مختلف، جهت حذف اتلاف ها (اتلاف ناشی از تولید بیش از حد نیاز، اتلاف ناشی از خرید بیش از حد کالا، اتلاف ناشی از دوباره کاری یا ضایعات نمودن کالا، اتلاف ناشی از حرکت های اضافی در محیط کار، اتلاف ناشی از فرآیندهای ناقص، اتلاف ناشی از انتظار تامین کالا، اتلاف ناشی از نقل و انتقالات، اتلاف ناشی از زمان، اتلاف ناشی از اختصاص فضای اضافه برای کالا) ضروریست.
مباحث این وبلاگ براساس چندین سال تجربه اینجانب در زمینه انبار و مدیریت انبار گردآوری شده است که برخی مباحث بنا به روش های علمی و تجربی استفاده شده در اکثر صنایع و شرکت های تولیدی در ایران و حاصل از اجراء می باشد در این وبلاگ سعی شده است به صورت چکیده و عملی اصول مدیریت انبارهای صنعتی بیان شود.
دلایل نگهداری موجودیها و انبار کردن آنها:
- امکان دسترسی به موقع به مواد و کالای مورد نیاز.
- تعیین بهترین الگوی سفارش دهی و بهترین مقدار موجودی.
- استفاده از تخفیفهای کلی در خرید عمده از تامین کننده کالا.
- عدم توقف عملیات تولید و زیان ناشی از آن، در صورت خرید یا تولید نشدن پیش از موعد مصرف کالا.
- کاهش آثار ناشی از نوسانات قیمتها در تامین مواد و کالا.
- جلوگیری از افزایش دفعات و مراحل خرید مواد و کالا و هزینه های سفارش آن (کاهش دفعات خرید باعث کاهش هزینه سفارش می شود).
- امکان برنامه ریزی دقیق تولید بر اساس موجودی های انبار.
- مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه و طبقه بندی یا قفسه بندی صحیح اقلام.
- جوابگویی مطمئن به تغییرات احتمالی در افزایش تقاضای مصرف.
قابلیت ها و مهارت های انباردار:
- آشنایی کامل با عملیات دریافت، جابجایی، انبارش، تحویل کالا.
- آشنایی کامل به اصول انبارداری، کدگذاری کالا، آشنایی به انواع سندهای انبار.
- تسلط و آشنایی کامل با مواد اولیه، قطعات، محصولات نیمه ساخته، تمام شده و ضایعات.
- توانایی کار با رایانه و سیستم نرم افزاری انبار.
- آشنایی با سیستم گردش موجودی FIFO و LIFO.
- آشنایی با مشخصات جابجایی، انبارش و Layout انبارها.
- آشنایی با مباحث لجستیکی مرتبط با انبار.
- آشنایی با اصول ایمنی در انبارها.
- آشنایی با اصول ساماندهی و آراستگی محیط کار (5S).
- آشنایی با روش های کنترل موجودی (حداقل موجودی، حداکثر موجودی، نقطه سفارش، میزان بهینه سفارش و...).
- آشنایی با تعریف فروشندگان و تولیدکنندگان کالا، کارپردازان، واحدهای درخواست کننده کالا (مراکز هزینه)، افراد تحویل گیرنده کالا.
وظایف عمومی مدیریت انبار (Warehousing Management):
- توصیه و پیشنهاد روش های انبارداری و اصلاح روش های موجود.
- اقتصادی کردن عملیات انبار و انبارداری.
- برنامه ریزی و کنترل موجودی های کالا در انبار.
- نظارت بر انجام عملیات انبارداری و تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل کالا.
- مشخص نمودن دستور العمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودیهای کالا در انبار و حفاظت انبارها.
- ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط اصولی و روشمند با سایر واحدها.
- اداره کارکنان و سازماندهی انبار.
- نظارت بر اجرای صحیح محل‌یابی و جانمایی اقلام انبار و تجهیزات انبار.
- سرویس‌دهی و خدمات‌رسانی و همکاری با سایر واحدها.
- سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها.
- هدفمند نمودن روش طبقه‌بندی موجودیهای کالا و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل آنها در انبار.
اهداف برنامه‌ریزی مدیریت انبار:
- کاهش هزینه‌های انبار و نگهداری کالا، انجام فعایت های ضروری به صورت کارا.
- ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به سایر بخش ها.
- حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها.
- کاهش هر گونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.
- ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخش‌ها و کارکنان.
- کاهش میزان سرمایه‌گذاریها و پایین نگه داشتن حجم سرمایه‌گذاریها در انبار.
- سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار.
- بکارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارتهای انبار.
- ارائه بهینه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمت‌ها.
- تعداد انبارهایی که باید ساخته شوند و بهترین اندازه هر انبار.
- خدمت دهی بالا به مشتری.
هزینه های انبارداری:
هزینه های انبارداری را در دو بخش می توان بررسی کرد:
1 – در بخش پروژه ساخت و پیاده سازی انبار: شامل هزینه های طراحی، ساخت، استقرار فضا و ساختمان انبار، هزینه تجهیز و خرید وسایل حمل بار، پیاده سازی سیستم انبار، خرید نرم افزار و سخت افزار مورد نیاز، هزینه های قفسه بندی و محدوده بندی، هزینه های ایمنی و انرژی انبار.
2 – هزینه های عملکردی: شامل فقدان برنامه برای مدیریت انبار، عملکرد نامناسب مدیریت انبار، عدم پیاده سازی سیستم کنترل موجودی و سفارشات مناسب، هزینه ناشی از فقدان برنامه خرید، فقدان سیستم حمل و نقل مناسب، فقدان کنترل کیفی و کمی اقلام ورودی به انبار، فقدان سیستم مناسب توزیع.
تعریف انبار و کالا:
بطورکلی انبار محل و مکانی (تحت کنترل) است، که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه یا فرآورده های مختلف به طور منظم، طبقه بندی و صحیح در آن برای مدتی نگهداری می شود.
کالا: هرگونه ملزومات، قطعات یدکی ماشین آلات، ماشین آلات تولید، مواد اولیه، قطعات نیمه ساخته، محصول نهایی، ابزار تولید و ساخت، اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید و ساخت، تجهیزات رایانه ای، ملزومات اداری، کالای تجاری که برای تولید یا پشتیبانی تولید یا فروش یا انجام خدمات استفاده می شود و تحت کنترل انبار می باشد، کالا نامیده می شود.
انبارداری و انبارش کالا (Warehousing and Storage):
به عملیات دریافت، تخلیه، بارگیری و نگهداری کالاهای مورد نیاز افراد و سازمان در مکان هایی با شرایط مناسب، صحیح و تحویل به موقع آنها به مصرف کننده، اطلاق می شود، انبارداری شامل سیستم‌های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روش‌ها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان ورود تا لحظه تحویل است.
به عبارت دیگر انبارداری عبارت است، از دریافت جنس یا کالا از خارج یا داخل سازمان و نگهداری آن طبق نظم و اصولی که متضمن سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) باشد.
جهت اطلاع بیشتر مراجعه شود به "برخی مباحث مدیریت انبار" و "نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار"
انواع موجودی کالا:
اقلام مواد اولیه مستقیم بر مصرف تولید (Raw Materials): شامل انواع مواد اولیه یا خام مصرفی بکارگیری جهت تولید محصول یا کالای دیگر می باشد.
اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید: شامل روانکارها، قطعات تند مصرف ماشین آلات، قطعات یدکی ماشین آلات (Spare Parts)، ابزارهای مرتبط با ماشین آلات و... که در روند تولید یا پشتیبانی تولید استفاده می شود.
محصول نهایی (Finished Goods): کالایی که مطابق سفارش مشتری یا بازار فروش، کلیه مراحل تولید و ساخت را طی کرده و تأییدیه های لازم کیفیت را دریافت کرده و آماده فروش و عرضه به مشتری باشد، محصول نهایی شناخته می شود.
ملزومات (Supplies): لوازم خدماتی، ساختمانی، بهداشتی، رفاهی، اداری را ملزومات گویند.
قطعات نیمه ساخته (Goods In Process) Work In Process: کلیه قطعات میانی تولید شده (یک یا چند مرحله تولید انجام شده باشد) که پس از مونتاژ یا عملیات تکمیلی محصول نهایی را تشکیل می دهند.
کالای امانی: کلیه کالاهایی که به صورت امانت در اختیار تحویل گیرنده یا سازمان قرارگرفته و انتظار می رود تا پس از طی اقدامات مربوطه به سازمان یا تحویل دهنده عودت داده شود.
کالا یا محصول نامنطبق: به هر قطعه یا محصولی که در هر یک از مراحل تولید مشخص شود، که مطابق با خواسته های سیستم کیفیت یا بازار فروش نباشد یا مستهلک و غیر قابل تولید باشد اطلاق می گردد، که این کالاها بعد از تعیین تکلیف شدن، ترمیم و به چرخه تولید بر می گردد یا غیر قابل ترمیم وضایعات شناخته می شوند.
کالای تجاری خریداری شده جهت فروش: این سری از کالاها شامل اجناسی هستند که توسط سازمان خریداری شده و بدون هیچ گونه تغییری در آنها برای فروش عرضه می گردد.
ضایعات یا اقلام اسقاطی: هر گونه کالا یا محصول نامنطبق که قابل تعمیر یا ترمیم نباشد و جهت صدور برای بازیافت یا فروش در انبار نگهداری می شود.
دارایی ثابت: کالاهایی هستند که سازمان آنها را نگه میدارد تا فرایند تولید کالاهای دیگر (ماننده: ماشین آلات تولیدی، زمین، ساختمان و...) یا ارائه خدمات به سازمان یا مشتریان (مثل رایانه، میز، کمد اداری و...) تسهیل گردد (مصرف نمی شوند).
در انبار قبل از هر کاری باید کالاها شناسایی شده و با توجه به تعاریف فوق هنگام تعریف هر کالا نوع آن که می تواند یکی از موارد زیر باشد مشخص می شود:
مواد خام – کالای نیمه ساخته – کالای ساخته شده – دارایی ثابت – کالای تجاری – کالای مصرفی - ضایعات.
موجودی کالا عبارت است از: دارائی های شهودی یا بعبارتی دیگر ذخیره ای از مواد و کالاست که برای مدت زمانی مشخص به صورت ثابت نگهداری می شود، کالاهای نامشهود جزء موجودی نمی باشد.
مدیریت موجودی: موادی که باید انبار گردند و مقدار هر یک از مواد.
عوامل موثر در چیدمان و انبارش کالا در انبار:
- محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار و محل درب های ورودی و خروجی.
- امکانات و تجهیزات انبار، وسائل حمل و نقل داخل انبار.
- خصوصیات فیزیکی کالا شامل وزن و سنگینی، نوع بسته بندی، به عنوان مثال: اجسام نگین تر را در کف انبار یا قفسه چیده و اجسام سبک تر را در قفسه های بالاتر قرار می دهند، کالاهایی که دارای بسته بندی مناسب بوده و دارای شرایط پذیرش انبارش روی هم را داشته باشند روی هم قرار گرفته و فضای کمتری را اشغال می کنند.
- خصوصیات کیفی کالا شامل مدت فساد، سریع الاشتعال بودن، قابل انفجار و سمی بودن.
- میزان تقاضا و مراجعه به کالا، به عنوان مثال محل قرارگیری کالاهای پر گردش باید طوری باشد تا در زمان تحویل گرفتن یا تحویل دادن به کمترین جابجایی ها نیاز باشد.
- تشابه کاربردی و ذاتی، مراحل انجام کار و هم گروهی، همه اقلام هم خانواده را که به نوعی با یکدیگر مرتبط هستند در مکانهای مشترک و حتی المقدور نزدیک به هم قرار می گیرد.
- تجزیه و تحلیل و گروه بندی ABC (مراجعه شود به بخش برخی مباحث مدیریت انبار).
- اندازه ابعاد کالا: برای تعیین فضای هر نوع کالا باید ابتدا به حجم و اندازه آن به دقت توجه کرد تا در فضا، وقت و هزینه حمل صرفه جویی شود.
فعالیت های اصلی در انبار عبارتند از :دریافت – جابجایی- نگهداری – تحویل.
عوامل موثر در انتخاب بهترین اندازه انبار:
- تعداد محصولات.
- نوع تقاضا برای هر محصول، مقدار تغییرات، میانگین سفارش.
- شاخصه های فیزیکی محصولات بخصوص اندازه و وزن.
- شرایط انبارش خاص نظیر کنترل دما، بسته بندی و... .
- سطح هدف برای خدمت دهی به مشتری.
- زمان های انتظار تامین مواد و زمان انتظار تعهد شده به مشتریان.
- اقتصادی بودن مقیاس.
- انواع تجهیزات جابجایی مواد، جانمایی انبار.
انبار از لحاظ فرم ساختمانی:
- انبارهای کاملا پوشیده: مکانی که از تمام اطراف بسته باشد و دارای سقف، درب و ایمنی کامل می باشد.
- انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز یا با فنس محصور است، این نوع انبارها کالاها را از باران و آفتاب حفظ می کند.
- انبار در محوطه های باز: این انبار به صورت محوطه ای بوده و با سیم خاردار یا فنس و بلوک حفاظت می شود و جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
محل انبار می بایست تحت کنترل باشد معمولا از انبارهای دور باز جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین استفاده می شود به طوری که جابجایی کالا در آن نمی تواند از دید انباردار پنهان بماند، قطعات کوچک، سبک در انبارهای کاملا پوشیده نگهداری می شوند.
انواع انبار براساس نوع انبارش:
انبار مواد اولیه: کلیه مواد اولیه مندرج در لیست مواد اولیه (BOM) که جهت تولید محصول استفاده می گردد در این انبار ذخیره می شود.
انبار محصول نهایی: کلیه محصولات تولید شده آماده عرضه به مشتری و بازار.
انبار ضایعات: محل قرار گیری ضایعات بدون بازگشت تولید، جهت بازیافت یا فروش نگهداری می شود.
انبار قطعات و ملزومات: کلیه ابزارآلات تولید و ساخت، قطعات یدکی ماشین آلات، اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید، تجهیزات رایانه ای و اداری، لوازم خدماتی، محوطه سازی، بهداشتی و رفاهی، کالاهای تجاری در این انبار ذخیره می گردد.
انبار نیمه ساخته: مکانی جهت نگهداری قطعات حین تولید، قطعاتی که از شکل مواد اولیه خارج شده و یک یا چند مرحله تولید یا مونتاژ روی آن انجام گرفته باشد ولی هنوز به محصول کامل در نیامده باشند.
انبار کالای امانی: کالایی در این انبار نگهداری می شود که به صورت امانت در اختیار سازمان باشد و در آینده به امانت دهنده عودت داده می شود.
انواع سند های اصلی انبار:
در زیر به شرح چند نمونه از اسناد مهم انبار پرداخته و اطلاعات تکمیلی و نحوه استفاده از آنها در روش اجرایی انبار و روش اجرایی خرید در ادامه مبحث توضیح داده شده است.
رسید موقت انبار:
فرمی است موقت و ارزش آن تا صدور رسید قطعی انبار است و زمانی از آن استفاده می شود که نیاز به انجام پروسه هایی برای امکان صدور رسید قطعی لازم باشد، عموماً رسید موقت انبار جهت کنترل اقلام از نظر مقداری و کیفی قبل از رسید دائم صادر می شود، این فرم از نظر حسابداری مبنای عملیات نمی باشد.
هرگاه کالایی وارد انبار می شود ابتدا رسید موقت شده بعد از انجام کنترل های لازم رسید قطعی و دائم صادر می شود.
رسید انبار:
از مهم ترین اسناد رایج انبار است و به آن رسید دائم هم می گویند، انبار به محض این که کالایی تحویل گرفت، اقدام به تکمیل و صدور رسید انبار بعد از رسید موقت و کنترل های لازم می نماید. این رسید به منزله تایید نهایی تحویل کالا تلقی می شود.
برگ درخواست کالا از انبار:
برای این که هر واحدی اعم از واحدهای تولیدی و غیر تولیدی اجناس مورد نیاز خود را از انبار دریافت کند، بوسیله ی تکمیل فرم درخواست کالا تقاضای خود را به اطلاع انبار می رساند، فرم در خواست کالا از انبار تکمیل و به امضای واحد متقاضی رسیده و توسط مدیر مربوطه تائید و برای تحویل گرفتن اجناس مورد نیاز به انبار مربوطه مراجعه می شود.
انبادار بر حسب موجودی و مشخصات اجناس یا کالای مورد تقاضا و صحت برگ درخواست کالا از انبار چنانچه اجناس یا کالای مورد تقاضا موجود باشد اقدام به تحویل کالای درخواستی متقاضی و صدور سند حواله انبار می نماید، در غیر اینصورت در صورت نداشتن موجودی اقدام به تهیه و تنظیم فرم درخواست خرید کالا و ارجاع آن به واحد تدارکات و خرید می نماید.
حواله انبار:
از مهم ترین اسناد رایج دیگر انبار حواله انبار است، انبار بعد از دریافت فرم درخواست کالا از انبار و تحویل هر گونه کالا از انبار به واحدهای متقاضی یا خریداران و خروج کالا از انبار اقدام به صدور سند حواله نموده و این سند به منزله تایید نهایی خروج کالا از انبار می باشد و در حسابداری انبار ریالی و ثبت سند می گردد.
برگ سفارش خرید:
برگ سفارش خرید خرید فرمی است که توسط انبار در صورت کسری موجود کالاها و با در نظر گرفتن سیستم کنترل موجودی صادر و با استفاده از آن واحد بازرگانی و خرید قادر است اقلام را به استناد آن خریداری و کالای مورد نیاز را تامین نماید.