نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار

نمونه رویه و روش اجرایی انباداری و مدیریت انبار:

 بخش اول:

هر رویه و روش اجرایی بسته به دانش و تجربه فردی مدیر انبار و با تلفیق روش های استاندارد مطرح در اکثر صنایع دنیا استوار می باشد، روش ها می تواند بسته به سیاست های هر سازمان یا کارخانه صنعتی تعریف شود.

- جهت اطلاعات تکمیلی مراجعه شود به "برخی مباحث مدیریت انبار" از صفحه نخست.

- جهت دانلود نمونه فرم های توضیح داده شده در متن مراجعه شود به "دانلود نمونه فرم های خرید و انبار" از صفحه نخست.

 

در صورتی که برای یک سازمان هنوز انبار تعریف نشده باشد در ابتدا سیکل اقدامات زیر انجام می پذیرد (اطلاعات تکمیلی در مورد عنوان های ذیل در مباحث "مدیریت انبار" و "مفاهیم انبار" ذکر گردیده است):

-انواع انبار مورد نیاز سازمان شناسایی گردیده و فضای انبار مشخص، انبار ایجاد شده و تحت کنترل قرار می گیرد.

-کلیه اقلام و کالاهایی که می بایست تحت کنترل انبار باشد به انبارهای مربوطه انتقال و شناسایی و صورت برداری و نام گذاری شده و نوع و دسته واحد شمارش تعریف و مقدار هر کالا مشخص می شود.

-کلیه کالاها کدگذاری شده و طبقه بندی می شوند.

-برای کلیه کالاها براساس مقدار مربوطه سند رسید ابتدای دوره صادر و جهت ریالی شدن به حسابداری انبار ارسال می گردد.

-رسید ابتدای دوره در سیستم نرم افزاری انبار ثبت و سیستم جهت هر کالا بصورت اتوماتیک کارتکس صادر می نماید (در صورت استفاده از روش دستی برای هر کالا یک کارتکس صادر و نگهداری می شود)

-نقشه جانمایی و Layout برای هر انبار تهیه شده و موقعیت هر کالا در جانمایی مشخص و جانمایی و سیستم آدرس دهی در سطح انبار اجرا می گردد.

-کلیه کالاها در جانمایی مربوطه و در داخل قفسه، پالت یا کاذیه قرار می گیرند.

-  موقعیت مکانی و آدرس کلیه اقلام در یک بانک اطلاعاتی ثبت و نگهداری می شود.

-کلیه مقصد های صدور و ورود کالا  از  به انبار که شامل کلیه مراکز هزینه، مراکز تولیدی،  تامین کنندگان کالا یا خریداران، شرکت های طرف قرارداد، مشخص و تعریف و کدگذاری می شوند.

ابتدا به تشریح فرآینده های لازم برای دریافت یا ارسال (ورود و خروج) کالا از/به انبار در سازمان ها و کارخانجات صنعتی می پردازیم:

دریافت کالا در سازمان می تواند شامل مراحل ذیل باشد :

- مراحل پذیرش حامل های وارده به سازمان یا کارخانه.

- تخلیه محموله.

- انتقال محموله به محل قرنطینه

- بررسی کیفی و کمی محموله.

- انتقال محموله از قرنطینه به محل انبارش.

اگر بصورت کامل تر به تشریح این مراحل بپردازیم:

-کنترل محموله و حامل در محل نگهبانی.

-هدایت حامل و محموله  به محل بارانداز دریافت انبار.

-کنترل اسناد دریافت کالا، بارنامه، ارسال کالا ، توسط انبار.

-انجام مراحل تخلیه بار در قرنطینه.

-تکمیل چک لیست دریافت محموله همزمان با تخلیه و بعد از تخلیه.

-آماده سازی مدارک تحویل جهت تحویل به راننده یا تحویل دهنده.

-خروج حامل از سازمان.

-تهیه و صدور رسید موقت توسط انبار

-انجام مراحل بازرسی کمی و کیفی محموله تخلیه شده.

-انتقال محموله به محل انبارش و صدور سند رسید دائم.

فرایند آماده سازی برای ارسال و خروج محموله ها از سازمان یا کارخانه:

این فرایند به مجموعه فعالیت هایی اطلاق می گردد که به منظور آماده سازی محموله برای ارسال یا خروج و فروش کالا انجام می گیرد:

- تهیه لیست ارسال یا درخواست فروش توسط واحد فروش و تحویل به انبار.

- اولویت بندی ارسالها:  اولویت بندی محموله های آماده ارسال بر مبنای رعایت زمان بندی  سفارشاتی است که صادر و تحویل انبار می شود. بعنوان مثال هر یک از سفارشات کانبانی، زمان تحویل مشخصی دارند و سفارشات غیرکانبانی نیز از زمان بندی تحویل روزانه برخوردارند. لذا هر محموله بر مبنای زودترین زمان سفارشات در تحویل باید اولویت بندی شود و در این میان الزاماتی از جانب مشتری همچون تحویل تا ساعت مشخصی از روز و... نیز می تواند مزید علت شود.

- آماده سازی اقلام در انبار جهت خروج.

- ترکیب سفارشات آزاد شده در قالب یک محموله ارسالی.

- انتقال محموله ها به محل بارانداز.

- کنترل محموله های خروجی از نظر کمی و کیفی.

- صدور سند حواله فروش و بارنامه توسط انبار.

- کنترل وسیله نقلیه حامل در محل نگهبانی.

- استقرار حامل در محل بارانداز انبار.

- بارگیری حامل و تحویل بارنامه و سند حواله فروش به تحویل گیرنده.

- ثبت ساعت و تاریخ خروج حامل توسط نگهبانی در سند حواله فروش.

 

سیکل خرید و ورود کالا به انبار و مراحل ثبت رسید و حواله های انبار:

پس از ورود کالا  به کارخانه یا سازمان و صدور مجوز ورود در محل نگهبانی، مسئول خرید کالای خریداری شده را توسط مدارک بارنامه و ارسال کالا به انبار تحویل و انبار نسبت به انتقال به محل قرنطینه انبار اقدام نموده و تا زمان تعیین تکلیف، در قرنطینه نگهداری می نماید.

انبار با صدور فرم رسید موقت خرید و همچنین لیبل شناسایی و ردیابی اقلام به انجام کنترل های مربوطه اقدام و سپس با صدور فرم رسید خرید داخلی کالاها را از قسمت قرنطینه خارج و به محل انبارش طبق نقشه جانمایی (Layout) منتقل و در محلهای مربوطه انبارش می نماید، سپس واحد درخواست کننده را جهت آگاهی، مطلع می سازد. 

لیبل یا کارت شناسایی اقلام و کالا در انبار معمولا دارای اطلاعات زیر می باشد:

نام کالا، کد کالا، مقدار، نام تامین کننده، مشخصه فنی، کد ردیابی، تاریخ ورود به انبار، شماره رسید موقت، شماره سریال کالا، محل مصرف.

مسئول کنترل کمی و مقداری تمام اجناس ورودی به انبار با انباردار می باشد.

مسئول کنترل کیفی ملزومات اداری، خدماتی، خوراکی، بهداشتی، پوشاکی با انباردار و مسئول کنترل کیفی تجهیزات رایانه ای با کارشناس انفورماتیک، مسئول کنترل کیفی مواد اولیه و قطعات مرتبط با محصول با واحد کنترل کیفیت، مسئول کنترل کیفی ابزارهای اندازه گیری و تجهیزات آزمایشگاهی با کارشناس ابزار و مسئول کنترل کیفی ماشین آلات، قطعات یدکی، الکتریکی با واحدهای فنی مربوطه و تعمیرات ماشین آلات می باشد.

یک نسخه از فرم رسید انبار به واحد خرید یا تدارکات ارسال، نسخه دوم در انبار بایگانی، واحد تدارکات یا خرید پس از ضمیمه کردن فاکتور مربوطه به رسید انبار و تکمیل فرم کارپردازی، اسناد را تحویل واحد حسابداری انبار می دهد.

در صورت عدم تایید محموله ورودی یا بخشی از آن، اقلام در فرم رسید موقت مشخص گردیده ‌و آن بخش از محموله که نامنطبق است با استفاده از فرم حواله برگشت خرید موقت، به عنوان مجوز خروج از کارخانه تلقی شده و جنس به واحد خرید و تدارکات جهت برگشت به تامین کننده تحویل می شود، در صورت رسید دائم شدن کالا در صورت هرگونه ایراد در کالای ورودی و یا عدم نیاز به کالا جنس به واسطه حواله برگشت رسید خرید داخلی صادر و با اطلاع به واحد خرید به فروشنده برگشت می شود (لازم به ذکر است جهت سند های رسید موقت انبار و حواله برگشت از رسید موقت، سند حسابداری صادر نمی شود).

هنگام ورود کالاهای تولید شده، از واحدهای تولیدی داخل سازمان به انبار نیمه ساخته و محصول واحد مربوط فرم تحویل قطعه به انبار را تکمیل و همراه کالا تحویل انبار می دهد. سپس انباردار پس از رویت جنس و کنترل مدارک کالا را تحویل گرفته و طبق مشخصات جابجایی و انبارش و Layout  انبار در جای مناسب نگهداری می کند و سپس سند رسید دریافت از تولید را صادر می نماید.

در انبار قطعات یدکی و ملزومات هنگام برگشت اجناس از واحد درخواست کننده ضمن تکمیل فرم برگشت کالا به انبار، سند رسید برگشت از مصرف صادر و در انبار های نیمه ساخته، مواد اولیه هنگام برگشت کالا به انبار، سند رسید برگشت از تولید صادر می گردد.

در انبارها بعد از برگشت کالای ضایعاتی از واحدهای درون سازمانی با فرم برگشت کالا به انبار، پس از صدور سند رسید برگشت از تولید، سند حواله تحویل ضایعات جهت انبار ضایعات صادر می نماید.

در انبار ضایعات ورودی ضایعات از واحدهای تولیدی با تکمیل فرم تحویل ضایعات به انبار و یا با سند حواله تحویل ضایعات صادر شده از انبارهای دیگر تحویل انبار ضایعات می گردد و انبار پس از رسید ضایعات، و صورت نیاز به بازیافت سند حواله بازیافت ضایعات جهت واحد تولیدی بازیافت صادر می نماید و جهت فروش ضایعات حواله فروش ضایعات صادر میگردد.

رسید های دیگر مورد استفاده در انبارها:

رسید امانی دیگران نزد سازمان - رسید برگشت امانی سازمان نزد دیگران - رسید تبدیل کالا - رسید انتقال بین انبارها - رسید برگشت از ضایعات  - رسید مغایرت انبارگردانی.

 

خروجی کالا از انبار جهت واحدهای مربوطه و ثبت سفارشات خرید:

در رابطه با درخواست کالاهای مصرفی و قطعات یدکی مورد نیاز واحدها، از انبار قطعات یدکی و ملزومات اداری و خدماتی، ابتدا  فرد مربوطه نسبت به تکمیل در خواست کالا از انبار اقدام نموده و با ارائه برگ درخواست به انبار، انبار اقدام به تحویل جنس می نماید و انبار فرم حواله مصرف صادر نموده و پس از تأیید مسئول انبار و اخذ امضای مدیر واحد مربوطه یا فرد تحویل گیرنده نسخه اول را در انبار و نسخه دوم را به واحد مالی تحویل می دهد (سند حواله مصرف در سیستم نرم افزاری انبار ثبت و عملیات موجودی کالا در کارتکس اعمال می شود). 

در صورت نبودن جنس، اگر جنس مورد درخواست در سیکل کنترل موجودی و سفارشات ثبت شده قبلی انبار نباشد، انبار اقدام به ثبت سفارش خرید می نماید و اطلاعات فنی کالا یدر فرم سفارش خرید منظور می گردد، سپس سفارش خرید سیکل خود را در واحد خرید طی می نماید.

اقلامی که جزء سیستم کنترل موجودی انبار تعریف شده اند، در صورت کسری موجودی همیشه طبق یکی از سیاست های کنترل موجودی کنترل و سفارش گذاری می شوند

سیستم نرم افزاری انبار باید قابلیت بازنگری و حذف سفارشات خرید صادر شده را داشته باشد.

جهت درخواست کالا از انبار مواد اولیه و نیمه ساخته، سرپرست تولید اقدام به تکمیل فرم درخواست کالا از انبار، از نوع ارسال به تولید اقدام نموده و جنس مورد نظر را تقاضا و انبار براساس مقدار تقاضای ثبت شده، اقدام به تحویل جنس می نماید و سند حواله ارسال به تولید در انبار ثبت می شود.

جهت پروژه های مربوط به ساخت طی فرآیند درخواست کالا از انبار، از نوع پروژه، کالا از انبار دریافت می نماید و حواله ارسال به ساخت ثبت می گردد.

سفارش گذاری برای مواد اولیه مستقیم و غیر مستقیم بر تولید بر اساس سیاست های کنترل موجودی سازمان صورت می گیرد و به منظور بهینه سازی سیستم گردش موجودی و داشتن پائین ترین سطح موجودی، سیستم مدیریت موجودی تعیین و اجرا می گردد.

حواله های دیگر مورد استفاده در انبارها:

حواله برگشت از خرید داخلی - حواله امانی ما نزد دیگران – حواله تبدیل کالا – حواله انتقال بین انبارها – حواله تحویل ضایعات – حواله بازیافت ضایعات – حواله فروش ضایعات– حواله مغایرت انبارگردانی - حواله برگشت امانی دیگران نزد ما.

سند انتقال بین انبارها:

جهت انتقال کالا بین انبارهای درون سازمانی از این سند استفاده می شود، بطوریکه هنگام انتقال کالا از یک انبار، سند حواله انتقال بین انبارها صادر و در انبار دیگر رسید انتقال بین انبارها ثبت می شود.

تبدیل کالا:

جهت تبدیل یک کالا به کالای دیگر ابتدا حواله تبدیل کالا، با قید نام و کد کالای مقصد صادر و در همان انبار سند رسید تبدیل کالا  عطف به حواله تبدیل کالا صادر می شود.

ورود کالا به کارخانه:

به هنگام ورود هرگونه کالا به کارخانه فرم مجوز ورود کالا به کارخانه واحد انتظامات یا نگهبانی صادر می گردد و اگر ورود کالا به صورت امانی یا موقت (جهت تعمیر، نمونه خرید و...) خارج شده از کارخانه باشد، فرم مجوز برگشت کالای امانی خارج شده صادر می گردد.

کلیه کالاهای مجاز شخصی که توسط اشخاص وارد شرکت می گردد و تحت کنترل انبار کارخانه نمی باشد، پس از بازرسی و رویت پرسنل انتظامات و درج در دفتر ورود و خروج انتظامات اجازه ورود داده می شود.

خروج کالا از کارخانه:

جهت خروج کالاهای امانی متعلق به کارخانه، از کارخانه فرم مجوز خروج کالای امانی از کارخانه (معمولا کالاهایی که برای تعمیر و یا نمونه خرید خارج شده اند) توسط انبار صادر و جهت خروج کالایی که به کارخانه برگشت ندارد فرم مجوز خروج کالا (توسط انبار) صادر و جهت خروج محصول نهایی جهت فروش حواله فروش توسط مسئول انبار صادر می شود.

خروج ضایعات از کارخانه:

ضایعات انبارش شده در انبار ضایعات نگهداری و بصورت دوره ای (دوره های هفتگی ، 15 روزه و ... به تشخیص مسئول ضایعات) از طریق مزایده به فروش می رسد، خریداران پس از اعلام آمادگی جهت خرید در مزایده شرکت و برنده مزایده قیمت ضایعات را به حساب شرکت واریز و در واحد حسابداری ابتدا کل مقدار کالای خریداری شده سفارش گذاری شده و تاریخ تحویل مشخص می شود و بعد از امضاء توسط واحد حسابداری جهت مسئول فروش ضایعات ارسال می گردد.

مسئول ضایعات نسبت به ثبت درخواست تحویل فروش بر اساس فرم سفارش فروش اقدام می نماید و انبار این درخواست را به حواله فروش ضایعات تبدیل می نماید.

حواله فروش ضایعات توسط انبار صادر و واحد حسابداری فروش بر اساس فرم حواله فروش، نسبت به ثبت سند حسابداری موقت و صدور فاکتور فروش اقدام نموده و یک نسخه از فاکتور فروش جهت خریدار و نسخه دیگر همراه سند حسابداری موقت و حواله فروش جهت واحد حسابداری مالی ارسال می گردد و سند حسابداری موقت مربوطه در حسابداری مالی قطعی می شود.

ورود کالای امانی خارج شده به کارخانه:

 به هنگام بازگشت کالاهایی که به صورت امانی خارج شده به شرکت فرم مجوز برگشت کالای امانی خارج شده توسط انتظامات صادر می گردد.

کالای امانی برگشت شده در انبار قرار می گیرد تا به واحد مربوطه تحویل شود و کالا در کارتکس اقلام امانی خارج شده که معمولا به صورت نرم افزاری انجام می گیرد ثبت می شود.

خروج محصول از کارخانه جهت فروش:

پس از تعیین خریدار معتبر و تصویب قیمت فروش و قرارداد، ابتدا کل تعداد کالای سفارش داده شده توسط واحد حسابداری فروش سفارش گذاری شده و تاریخ تحویل مشخص می شود و بعد از امضاء توسط واحد حسابداری فروش، جهت واحد فروش ارسال می گردد، در صورت نیاز به پیش دریافت از مشتری، وصول پیش دریافت در قسمت حسابداری فروش انجام و سند حسابداری موقت صادر و به حسابداری مالی ارسال می شود. سپس سند حسابداری موقت در حسابداری مالی قطعی می گردد.

برنامه ریزی فروش هماهنگی لازم جهت تولید کالاهای مذکور اقدام و پس از آماده سازی هر محموله به مقدار قابل حمل نسبت به تکمیل فرم درخواست تحویل فروش بر اساس سفارش فروش اقدام نموده و مقدار درخواست از مانده سفارش فروش کسر می گردد، فرم مربوطه به انبار محصول ارسال و انبار با توجه به فرم درخواست تحویل فروش و زمان بندی ارسال نسبت به بارگیری محموله اقدام و حواله فروش صادر می کند.

یک نسخه از حواله فروش به واحدهای حسابداری ارسال می گردد، فاکتور فروش صادر می کند که یک نسخه در حسابداری فروش بایگانی و یک نسخه به حسابداری مالی همراه سند حسابداری موقت مربوط به فاکتور صادر شده توسط حسابداری فروش،  تحویل می شود و نسخه دیگر فاکتور فروش برای خریدار ارسال می گردد.

حسابداری سپس نسبت به کنترل سند حسابداری موقت و فاکتور فروش اقدام نموده و سند حسابداری موقت مربوطه در حسابداری مالی کنترل و قطعی می شود.

جهت آگاهی از مدیریت فروش از لینک زیر استفاده نمایید

مهندسی و مدیریت فروش و ارتباط با مشتریان 

برگشت محصول به کارخانه از فروش:

پس از دریافت درخواست ارجاع محصول از سوی مشتری، درصورتیکه درخواست مرجوع کالا مورد تأیید باشد، مجوز برگشت از فروش توسط واحد فروش صادر و محصول مرجوعی دریافت می گردد و یک نسخه از مجوز  برگشت فروش جهت اطلاع تحویل انتظامات می گردد.

هنگام برگشت محصول به کارخانه (محصول برگشتی از فروش) فرم اعلام برگشت محصول به کارخانه توسط پرسنل انتظامات صادر و محموله برگشتی تا انبار مشایعت می گردد.

انباردار پس از دریافت محصولات برگشتی با صدور فرم رسید موقت، اقلام تعیین تکلیف شده و در صورتی که نامنطبق بودن قطعات برگشتی مورد تأیید باشد، رسید دائم برگشت از فروش برای قطعات برگشتی صادر می شود و مطابق با سیاست های سازمان اقدامات بعدی انجام می پذیرد، در غیر این صورت سند حواله برگشت به مشتری صادر می شود.

برگشتی های نامنطبق غیر قابل اصلاح بعد از رسید برگشت از فروش تحویل انبار ضایعات می گردند (صدور حواله تحویل ضایعات) در غیر این صورت سند حواله برگشت به تولید صادر می شود و جهت اصلاح تحویل واحد تولید می شود.

در صورتی که برگشتی از فروش به دلیل نامنطبق بودن محصول نباشد (مواردی که خریدار از خرید منصرف شده)، انباردار پس از دریافت محصولات برگشتی فرم رسید موقت صادر و در صورت سالم بودن محصولات سند رسید برگشت از فروش توسط انبار صادر می گردد.

پس از صدور  سند رسید برگشت از فروش یک نسخه چاپی در انبار و نسخ دیگر در واحدهای فروش و حسابداری مالی بایگانی می گردد. سند رسید برگشت از فروش بعد از ارجاع به قسمت حسابداری فروش، در حسابداری فروش نسبت به صدور فاکتور برگشتی اقدام و سپس سند حسابداری موقت صادر و سپس سند حسابداری موقت و فرم فاکتور برگشتی برای حسابداری مالی ارسال می گردد. سند موقت پس از کنترل توسط حسابداری مالی قطعی گردیده و یک نسخه چاپی آن بایگانی می شود.

ادامه در بخش دوم...

لینک به: بخش اول / بخش دوم /

---