برخی مباحث مدیریت انبار

بخش سوم:

نحوه انبارش و نگهداری کالا در انبار:

برنامه ریزی اصولی چیدمان و انبارش کالا و مواد باید به گونه ای باشد که از وارد شدن هرگونه صدمه و آسیب جلوگیری به عمل آید و دسترسی به کالا به راحت ترین نحو انجام گیرد. بنابراین با تعبیه انواع قفسه ها، فایلها، کمد، تابلو، سبد و... اقدام به چیدن کالاها به تفکیک و با فضای مناسب می شود و شرایط نگهداری محصولات در انبار در فواصل معین مورد ارزیابی قرار می گیرد، وقتی هزاران قلم کالا در انبار وجود دارد، تفاوت های کوچک در طریقه مرتب سازی، چیدمان در طبقات و قفسه، باعث تفاوت های قابل توجه در خدمت دهی،  فضای انبارش و هزینه ها می شود. استقرار منظم قفسه ها در انبار و شماره گذاری قفسه ها، چیدمان منظم قطعات در سبد، فایل و کاذیه و قراگیری در قفسه، استفاده مطلوب از فضای انبارها را امکان پذیر می کند.

به منظور بهینه سازی سیستم گردش موجودی و داشتن پائین ترین سطح موجودی، سیستم مدیریت موجودی تعیین و اجرا می گردد.

در فواصل زمانی معین، واحدهای فنی و کنترل کیفی از کالاهای موثر بر کیفیت موجود در انبار بازرسی به عمل آورده کالاهایی که به هر دلیل نامنطبق شناخته شود، در قسمت نامنطبق چیده می شود.

- کد محل استقرار (Location) برای کلیه کالاهای انبارها مطابق با نقشه جانمایی Lay out انبار در محل مشخص شده نگهداری و آدرس دهی می گردد و لیست مربوطه نگهداری می شود.

- اقلام بر اساس تعداد مصرف و وزن چیدمان می شوند که تعداد در اولویت اول نسبت به وزن در چیدمان می باشد اما اقلام پر مصرف در طبقه های بالاتر نسبت به اقلام وزین قرار می گیرند.

- کالاهای تند مصرف و کالاهای سنگین باید به درهای خروجی انبار نزدیکتر باشند.

- کالاهای فاسد شدنی یا قابل اشتعال یا انفجار باید در محل مناسب و دارای تهویه انبارش شوند.

- قطعات باید به گونه ای انبارش شوند که خطر سقوط یا برخورد با وسیله نقلیه وجود نداشته باشد.

- در صورتی که جهت انبارش پاره ای از ابزارآلات، تجهیزات و... نیاز به شرایط خاص باشد کارشناس ابزار یا واحد استفاده کننده با ارسال کاتالوگ یا راهنما و قید تأثیر بر کیفیت محصول شرایط انبارش را تبیین می کند.

- قطعات باید دور از رطوبت و مواد اسیدی خورنده و حرارت قرار گیرند.

- کلیه مواد دور از مواد آتش زا قرار گیرند

- در نزدیکی محل انبارش وجود کپسول اطفاء حریق، شیر آب آتش نشانی الزامی است.

- جابجایی، انبارش و چیدمان در هر انبار باید طبق مشخصات جابجایی و انبارش تهیه شده برای کالاهای همان انبار، با رعایت نکات ایمنی صورت گیرد.

- کالاهای با تشابه کاربردی و ذاتی، مراحل انجام کار و هم گروهی، همه اقلام هم خانواده را که به نوعی با یکدیگر مرتبط  هستند در مکانهای مشترک و حتی المقدور نزدیک به هم  قرار می گیرد.

- یکی از بهترین روش های چیدمان لحاظ نمودن چیدمان بر اساس تجزیه و تحلیل و گروه بندی ABC.

دو شکل زیر نشان دهنده قفسه بندی در انبار از نوع Light Duty Racks:

شکل های زیر نمونه از قفسه با کفی متحرک:

 در شکل های زیر نحوه محکم نمودن پایه قفسه ها روی زمین نشان داده شده است:

شکل های نمونه هایی از پالت و کاذیه های پلاستیکی ابزار جهت انبارش قطعات کوچک در قفسه:

شکل زیر نشان دهنده نحوه چیدمان روی پالت چوبی:

شکل های زیر انبارش پالت در قفسه و انبار:

چیدمان پالت پلاستیکی و فلزی روی هم (تعداد مجاز انبارش پالت پلاستیکی و فلزی می بایست مشخص باشد):

شکل های زیر چیدمان پروفیل، لوله، گرده، میلگرد و... در قفسه و نوع قفسه استفاده شده جهت این اقلام:

شکل زیر انبارش قطعات در پالت های پلاستیکی 

شکل هایی از انبارش های گوناگون اقلام مختلف:

چیدمان رول ورق:

چیدمان بندیل ورق:

چیدمان کابل و سیم:

چیدمان تایر و لاستیک:

شکل زیر نشان دهنده انبارش اقلام روی چهار تراش چوبی :

شکل زیر قفسه مخصوص انبارش کپسول گاز در انبار:

شکل های زیر نمونه قفسه های قابل حمل:

شکل زیر اجرا شده روش فوق:

در شکل های زیر یک نموه دیگر از قفسه بندی نشان داده شده است که در این روش با حذف راهروهای دسترسی و تعبیه قفسه با امکان حرکت وسیله حمل در داخل قفسه (Drive in rack) و چیدمان مواد و قطعات در داخل پالت، از فضای انبار بصورت بهینه استفاده می شود:

نقشه جانمایی (Lay out) و آدرس دهی اقلام انبار:

یکی از مهم ترین روش های مدیریت انبار، استفاده از نقشه جانمایی انبار است، که ابتدا بصورت یک نقشه ترسیم و سپس بصورت یک بانک اطلاعاتی از موقعیت مکانی (Location) تمامی کالاها در سطح انبار و محدوده ها (محدوده انبارش، فضای اداری، فضاهای دسترسی، محدوده تجهیزات و...) پیاده سازی می شود، جانمایی با محدوده بندی مکانی فضای انبار به محدوده هایی از فضاهای کلی و ادامه آن به محدوده بندی جزئی تر (معمولا بر اساس مشخصات فنی  و ذاتی کالای هر محدوده) شروع و به هر فضا یک نام یا کد (حرفی یا عددی و یا ترکیبی)  اختصاص می یابد و قفسه ها و قسمت های چیدمان موجود در هر محدوده مشخص و به آن کد اختصاص می یابد و همین روش با جداسازی طبقات قفسه ها و نام گذاری با یک کد ادامه می یابد (آدرس یک کالا بصورت یک سریال از پشت سر هم قرار دادن این کدکذاری و نام گذاری ها از محدوده های کلی به محدوده های جرئی تر (تا طبقات قفسه ها) مشخص شده و برای هر کالا آدرس در بانک اطلاعاتی ثبت می شود) با استخراج یک کالا و آدرس آن در بانک اطلاعاتی می توان محل فیزیکی  کالا را در سطح انبار پیدا نمود.

فضای اداری، محل استقرار تجهیزات، قرنطینه، محل استقرار اقلام نامنطبق، محدوده های دسترسی، فضای اختصاصی جهت ورودی  و خروجی کالا و ... نیز در نقشه جانمایی مشخص شده و در نهایت آدرس مکانی هر قلم کالا بصورت بانک اطلاعاتی ثبت می شود.

تمامی فضاهای تعریف شده در نقشه جانمایی، در کف زمین سالن انبار به صورت محدوده بندی با رنگ و برچسب گذاری برای هر محدوده، مشخص می گردد.

روش نام گذاری و برچسب گذاری با اختصاص یک کد عددی یا اختصاص کد حروف الفبایی و یا اختصاص کد ترکیبی (حروف و عدد) انجام می گیرد.

جانمایی در انبار باید به گونه ای باشد که حمل و نقل مواد در انبار و ارزش افزوده استفاده از فضای انبار را بهینه نماید.

در صورتی که انبار از یک سیستم مکانیزه انبارداری مناسب بهره ببرد، حتی قادر خواهد بود تا یک نوع کالا را در داخل انبار، در چندین آدرس مجزا انبارش نماید، اما لازم است شماره ردیابی کالا  را نیز همزمان با آدرس کالا و البته تعداد کالا در آن آدرس، در سیستم وارد نماید و در نهایت با رعایت FIFO از انبار خارج شوند.

شکل زیر نمونه نقشه جانمایی:

شکل زیر یک مثال از آدرس دهی در سطح قفسه بندی:

شکل های زیر نمونه ای از آدرس دهی:

شکل زیر نشان دهنده بازیابی کالا یا آدرس توسط بارکد خوان:

در شکل های زیر راهروها و محدوده قفسه ها بر روی زمین توسط خط کشی و... مشخص شده است:

شکل زیر نشان دهنده پرچسب گذاری هر ردیف قفسه با حروف الفبای لاتین:

نمونه دیگر از برچسب گذاری قفسه ها:

در شکل زیر محدوده نصب وسایل مختلف در انبار و درب ورود و خروج پرسنل انبار مشخص شده است (این محدوده ها در جانمایی انبار نیز مشخص می شود):

 اقلام راکد:

اقلام راکد به اقلامی اطلاق می شود که در یک بازه زمانی مشخص (6 ماهه یا یکساله) در انبار، دارای گردش نباشند که این اقلام با توجه به اینکه بار مالی دارد و فضا اشغال کرده اند و ممکن است دچار فساد شوند، می بایست به مدیریت سازمان گزارش شده و مدیریت در مورد خروج (فروش یا مصرف) یا ادامه انبارش آن تصمیم گیری کند، همچنین سیاست های سفارش گذاری اقلام راکد مورد بازبینی و اصلاح قرار می گیرد.

کنترل و مدیریت محصول، کالا و اقلام نامنطبق:

سازمان باید محصول یا کالاهایی که با استاندارد ها و نیازمندی های مشتری یا بازار فروش و یا واحد مصرف کننده سازگار نیست را شناسایی کرده و کنترل نماید و از خروج ناخواسته آن از انبار جهت مصرف کننده جلوگیری نماید.

برای این منظور نحوه انبارش، کنترل ها، مسئولیت ها و اختیارات انبار و سایر قسمت های سازمان برای برخورد با اقلام نامنطبق باید در یک روش اجرایی مدون تعریف شود.

چگونگی مشخص شدن اقلام نامنطبق:

1 – در هر مرحله از خط تولید که محصول تولید شده توسط واحد کنترل کیفیت مردود گردد و محصولات قابل اصلاح یا بازیابی نباشند، جهت تعیین تکلیف به انبار وارد می شود. معمولا اقلام نامنطبق قابل اصلاح و دوباره کاری در خط تولید به انبار نامنطبق واحد کنترل کیفیت انتقال می یابد و واحد کنترل کیفیت در رابطه با اصلاح و یا نامنطبق بودن قطعی آن تصمیم گیری می کند.

 2 – در یک بازه زمانی مشخص شده در روش اجرایی، واحد کنترل کیفیت از اقلام موجود در انبار بازدید و اقلام نامنطبق و فاسد شده مشخص و به محل انبارش اقلام نامنطبق انتقال می یابند.

در انبار محل نگهداری اقلام نامنطبق جدا از اقلام دیگر بوسیله علائم دیداری یا محصور نمودن با طناب یا زنجیر پلاستیکی مشخص می شود و در جانمایی انبار محدوده قسمت نامنطبق مشخص می گردد، لیست این اقلام جداگانه از لیست موجودی انبار تهیه و کنترل شده و جهت تعیین تکلیف (صدور مجوز فروش به عنوان ضایعات یا استفاده ارفاقی یا اصلاح و...) همواره در یک فاصله زمانی مشخص شده در روش اجرایی مثلا ماهیانه به مدیریت سازمان یا واحدهای مرتبط گزارش می شود.

سازمان باید در برخورد با اقلام نامنطبق موارد زیر را مد نظر قرار دهد:

- اقدام مقتضی لازم برای حذف فیزیکی اقلام نامنطبق کشف شده.

- مشخص نمودن چگونگی کسب اختیار استفاده، ترخیص یا پذیرش آن تحت مجوز ارفاقی.

- انجام اقداماتی که از مصرف یا بکارگیری این اقلام جلوگیری شود.

- هنگامی که یک محصول نامنطبق اصلاح، یا دوباره کاری می گردد باید مورد آزمون واحد کنترل کیفیت قرار گرفته تا انطباق آن با الزامات و استانداردها مشخص گردد.

- در صورت اجرای مجوز ارفاقی جهت محصولات می بایست اجازه مشتری کسب گردد.

 پیش بینی در برنامه ریزی انبار و مدیریت موجودی:

عموما پیش بینی به مفهوم نگاه به آینده با حداقل خطا اطلاق می شود، مدیریت انبار باید قدرت برنامه ریزی نسبت به پیش بینی آینده با حداقل خطا را داشته باشد، استفاده از اطلاعات آماری مربوط به مقادیر موجودیهای انبار، خرید و مصرف و توزیع و فروش انواع موجودیها در سال های گذشته در روند پیش بینی نتایج بهتری را می دهد ولی مدیریت انبار باید این مسئله را در نظر بگیرد که روند گذشته نمی تواند بیانگر آینده باشد.

 

راهکارهای کاهش هزینه های تامین، سفارش و نگهداری کالا:

- یکی از راهکارهای موثر جهت ایجاد توازن میان اصول فوق بکارگیری نگرش Just in time) JIT) است.

- استفاده از مدل ها و الگوهای مناسب کنترل موجودی (مراجعه شود به مبحث کنترل موجودی).

- کاهش فاصله زمانی میان تولید و مصرف، سطح یا مقدار موجودی مورد نیاز را پایین تر می برد.

-بهبود صحت پیش بینی های موجودی.

- استفاده از سفارش های هم پوشان همانند موجودی در راه با موجودی اطمینان.

- کاهش زمان تحویل خرید و زمان ساخت.

- کاهش عدم اطمینان به زنجیره تامین.

- اجتناب از حمل اضافی موجودی های فیزیکی در انبار.

- فراهم کردن منابع تامین انعطاف پذیر و قابل اطمینان.

- تعمیرات پیشگیرانه برای تجهیزات حمل و نقل.

- استفاده از تبلیغات، زمانی که تقاضای خرید و خروج از انبار کم است.

- انتخاب تامین کنندگان بر اساس زمان پاسخ دهی.

- استفاده از حمل کنندگان سریع و قابل اطمینان

- کاهش حجم سفارشات

امکان ردیابی اسناد:

سیستم نرم افزاری انبار باید امکان ثبت شماره رسید انبار مرجع ورودی (به عنوان سند عطف) را در تمام حواله های صادره و همچنین امکان ثبت شماره حواله مرجع را برای تمام رسید های برگشتی از تولید با پیمانکاران و ... را داشته باشد.

تذکر: جهت انجام سیکل درست ریالی نمودن اسناد انبار توسط واحد حسابداری انبار، برای تمام سند های انبار سند مرجع یا عطف ثبت می شود، مثلا جهت حواله کالا سند مبنا یا عطف شماره سند رسید آن کالا در انبار می باشد که در سند حواله قید می شود و همچنین کالایی که از جایی حواله و در جای دیگر رسید می شود می توان شماره سند حواله آن را با عنوان سند عطف رسید در نظر گرفت.

جهت شناسایی شماره سند مرجع رسید یا حواله می توان بر روی تمام کارت های شناسایی کالاهای موجود در انبار امکان ثبت شماره رسید و یا کد ردیابی یا کد مشخصه قرار داد که این اطلاعات موقع خروج کالا از انبار باید در کارت شناسایی ردیابی حین تولید در واحد های مصرفی و تولید حفظ گردد.

ادامه در بخش چهارم.... 

  لینک به: بخش اول / بخش دوم / بخش سوم/ بخش چهارم 

---